#395 Die Relevanz von Projekt Kick-Offs

Die Relevanz von Projekt Kick-Offs

Projekte zwischen Büromentalität und Aufbruchstimmung

Projekte bedürfen hoher Motivation.

Während jene oft gefordert wird, so sieht die Projektrealität meist eher nach Geschäftsalltag aus. Zahlreiche Projekte verschieben und verspäten sich. Pünktlich fertig, den geplanten Weg genommen, das Ziel erreicht, das Budget eingehalten oder unterschritten und den versprochenen oder erwarteten Mehrwert geliefert – diesen Wunsch erfüllen weniger als die Hälfte aller Projekte. Oftmals ist bei folgenden Interviews den Beteiligten von Beginn bereits klar gewesen, dass es kein erfolgreiches Projekt wird. Beim Kick-Off sei dies bereits klar gewesen, so hieß es.

Wie können Sie Ihre Projekte erfolgreicher gestalten und welche Rolle spielen Kick-Offs hierbei?

Vorbereitung

Zu Beginn sind die Ziele für einen guten Kick-Off festzulegen. Die Projektziele alleine sind hierfür jedoch nicht ausreichend. Zu viele Kick-Offs enden mit einem reinen Terminbesprechungsansatz. Endlose Powerpoint-Folien, welche zumeist nur vorgelesen werden, lassen diese Kick-Offs schnell zu Terminen verkommen, welche die meisten am Projekt teilnehmenden Personen lieber ganz schnell vergessen. Der Grundsatz meiner Führungskraft im ersten Job lautete: „Kein betreutes Lesen“ – Sie benötigen mehr als langweilige Powerpoint-Treffs. Beachten Sie wer am Projekt teilnimmt und lassen Sie die Stärken jeder Person klar für andere sichtbar werden. Neben dem Projektplan beachten Sie auch immer den Hintergrund und die aktuelle Lage der Organisation, welche für Projekte eine tragende Rolle spielt. Selbstverständlich muss auch das Budget klar und transparent besprochen werden. Vor allem jedoch benötigen Sie neben dem reinen Fachaspekt auch soziale Aktivitäten, welche Bestandteil jedes guten und relevanten Kick-Offs sein müssen. In Projekten treten zwangsläufig Konflikte auf. Wie jene ausgetragen werden, wird maßgeblich davon beeinflusst, ob Menschen sich rein fachlich auf Distanz kennen oder bereits sogenannte emotionale Verträge miteinander geschlossen haben. Die Ausrede, dass für solche Aktivitäten angeblich kein Budget da sein, ist somit nicht weder akzeptabel noch nachhaltig und schon gar nicht zielführend.

Durchführung

Für die Beiträge im Kick-Off benötigen Sie exzellent Präsentierende. Wenn Sie nun wissen, dass es um jene Fähigkeit nicht gut bestellt ist bei sich oder anderen, so ist es an der Zeit dies umgehend zu lernen. In Präsenz, jedoch besonders online, schalten Menschen bei schlechten Präsentationen sehr schnell ab. Das Leben ist zu kurz, um sich Folien und herüberkopierte Tabellen vorlesen zu lassen. Wenn es sich um ein wichtiges Projekt handelt, so ist die Anwesenheit, in Präsenz oder online, vom Management ein wichtiger Bestandteil. Management Commitment zeigt allen Beteiligten, dass die Wichtigkeit keine reine Worthülse ist. Besprechen Sie Tätigkeiten, Zeitvorgaben, Rollen, Verantwortlichkeiten, den Projektstrukturplan sowie den kritischen Pfad. Hinzu kommt ein sehr guter Kommunikationsplan, sodass bekannt ist wer, wann, an wen, welchen Inhalt, über welche Kommunikationswege in welcher Frequenz kommuniziert. Das Besprechen von Risiken, offene Fragen und Antworten sowie soziale Aktivitäten runden den Kick-Off ab.

Das Ziel ist klar: es soll Motivation, Zusammenhalt, Commitment erzeugt werden und all dies basierend auf Fakten, jedoch ebenso unter Einbezug der emotionalen Seite eines gemeinsamen Projektes.

(Mehr zu diesen Aspekten im dieswöchigen Podcast; Links siehe unten.)

Implementierung

Bei der Umsetzung dieser Idee kommt schnell der Einwand auf, dass für soziale Aktivitäten kein Budget vorhanden sei. Habe Sie Budget für verspätete Projekte? Haben Sie Budget für Projekte, welche die gesetzten Ziele verfehlen? Haben Sie Budget für Mitarbeite, welche wegen derartigen Projekten die Organisation verlassen? Nein? Dann ist es Ihre Aufgaben Budget für soziale Aktivitäten bereitzustellen. Natürlich wird dies nicht mit erpresserischer Forderung realisiert. Betrachten Sie die Regulatorik, grenzen Sie die Aktivität klar ein und ab, ziehen Sie Compliance-Aspekte in Betracht. Hiernach haben Sie einen guten Überblick und können Budget entwerfen, welche für zukünftige Kick-Offs eine Referenz sind, sodass eine Wiederholbarkeit und Gleichbehandlung auch zukünftig möglich ist. Je wichtiger und größer das Projekt, desto umfassender und größer auch der Kick-Off. Entsprechende Best Practices gilt es in der Organisation dauerhaft zu verankern.

Fazit: exzellente Kick-Offs sorgen für exzellente Projektstarts. Jene sind oft die Grundlage für ebenso exzellente Ergebnisse.

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Mehr zum Thema im dieswöchigen Podcast: Apple Podcasts / Spotify
Siehe unten für ein Transkript des Podcasts.

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Niels Brabandt ist Experte für Nachhaltige Führung mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in Praxis und Wissenschaft.

Niels Brabandt: Professional Training, Speaking, Coaching, Consulting, Mentoring, Project & Interim Management. Event Host, MC, Moderator.

Podcast Transcript

Niels Brabandt

Geht's das neue Projekt. Vielleicht kennen Sie ja, wenn jemand so was sagt oder Sie sagen, na ja, diese Begeisterung haben wir eigentlich nicht bei Projekten von uns. Und genau darum geht es jetzt, wie wichtig sind eigentlich Projekt Kick offs und vor allen Dingen, wie werden gute Projekt Kick offs gemacht? Ich hab hier in der im deutschsprachigen Raum wir international verschiedenste Ausprägungen erlebt und ich muss sagen, die überwiegende Anzahl im deutschsprachigen Raum haben nicht übermäßig überzeugt, es mal ganz höflich auszudrücken, während international hier deutlich mehr gemacht wird. Da hapert's dafür in anderen Enden, aber zumindest der Wichtigkeit von Projekt Kick offs ist man sich hier bewusst. Projekte zwischen Büromenalität und Aufbruchstimmung, irgendwo da sind wir derzeit unterwegs. Denn wir wissen, Projekte ist 'n Tagesgeschäft.

Es ist mittlerweile so, dass Projekte natürlich dezidiert organisiert werden, aber man ist jeden Tag, zumindest in den meisten Positionen ist man jeden Tag in irgendwelchen Projekten. Dennoch ist es halt so, dass die meisten Projekte nicht nach Plan laufen. Nach Projektmanagementworks, wenn man dort schaut, die Studie, neununddreißig Prozent der Projekte sind nur erfolgreich und das ist eine großzügige Definition, denn da wurde erfolgreich relativ weit gefasst. Ein wirklich erfolgreiches Projekt hat mehr als die klassischen Faktoren. Sie kennen wahrscheinlich on Time, also zeitlich, pünktlich, fertig. On Track, also das heißt auch noch den Weg beschritten, den wir vereinbart haben. On Target, das Ziel erreicht.

Und dann on or under budget, also das Budget eingehalten oder sogar drunter gelegen. Wichtig ist aber noch, es kommt kein fünfter Aspekt dazu, nämlich dass der Wert geliefert wurde, der auch zumindest erwartet wurde oder versprochen wurde. Nur wenn alle fünf tatsächlich geliefert werden, dann war ein Projekt erfolgreich. Die Frage ist jetzt, wie gehen wir damit wenn wir sagen, ein Projekt Kick off steht an? Was sollte man da tun? Wie können wir das so machen, dass es 'n bisschen besser wird als zumindest das, was wir derzeit machen? Fangen wir von vorne an bei der Vorbereitung des Kick offs.

Das Allererste, was Sie brauchen, sind logischerweise die Objectives, also die Ziele. Was sind die Ziele von Ihrem Projekt Kick off? Und dann werden die meisten Leute sagen, nur Jörg, man sagt den Leuten halt, wer hat wann was zu tun. Das ist der Standardfall, das ist auch völlig in Ordnung. Natürlich ist das Teil eines Kick offs. Allerdings reicht das alleine nicht. Sie müssen erst mal schauen, welche Mitglieder, welche Personen sind am Projekt beteiligt und zwar direkt wie auch indirekt.

Wenn Sie das reine Kernprojektteam nehmen, also nehmen wir jetzt mal 'n Klassiker, wir haben ein IT Projekt und das trifft sich die IT Abteilung, dann darf man sich am Ende nicht wundern, wenn es nicht funktioniert. Logischerweise bei solchen Kickoffs müssen Sie auch Ihre internen und externen Kunden dabei haben. Bei größeren Projekten ist es absolut normal bereits im englischsprachigen Bereich, dass Sie auch Lieferanten mit an den Tisch holen, damit Sie auch die entsprechend aufgleisen können oder zumindest Dinge besprechen können. Sie haben logischerweise auch Ihre Kunden, Ihre internen externen Kunden dabei, damit einfach klar ist, wohin die Reise geht. Logischerweise brauchen Sie auch dazu einen detaillierten Plan, der Projektplan, der ist aber meiner Erfahrung nach immer da, hab noch nie einen Kick off erlebt, wo der nicht dabei war. Aber wichtig auch immer bitte, vor dem Plan einfach an die Wand, bevor Sie den Plan einfach an die Wand werfen mit PowerPoint, machen Sie bitte immer son Background Review nennt sich, einmal den Hintergrund überprüfen. Es kann einfach sein, dass Sie jetzt sagen, Sie haben ein Projekt entschieden und jetzt fangen Sie an damit.

Aber die Hintergründe haben sich komplett verändert. Ich gebe mal 'n Beispiel. Ich war jetzt gerade in Österreich bei einer Firma, da wurde ein Projekt begonnen. Die Leute waren bei Beginn halt nicht übermäßig motiviert und der Hintergrund Hintergrund war relativ simpel. Eine Woche vorher wurde halt bekannt gegeben, dass die Firma aufgekauft wird und zwar ohne weitere Kommunikation. Man weiß nicht, was jetzt weiterkommt, völlig unklar und wundert sich, warum sind Menschen nicht Feuer anfangen bei dem neuen Projekt. Sie müssen natürlich den Hintergrund dazu auch kennen.

Klar ist auch, Sie brauchen das Budget und das Budget müssen Sie verbindlich haben. Und eine ganz wichtige Sache, die Sie mit vorbereiten, Wenn Sie irgendwas haben an Kick offs, dann machen Sie eine soziale Aktivität dazu. Es reicht bei Wir wir wir reden hier nicht über das winzige Projekt, was Sie 'n paar Monate lang machen, was rein intern ist am besten nur noch reinfachig und nur innerhalb Ihrer Abteilung. Darüber reden wir nicht. Aber bei den Projekten, wo Sie sagen, mehrere Beteiligte, wichtige wichtige Richtungsstellung. Das heißt, Sie sind wirklich drauf angewiesen, dass Menschen ordentlich zusammenarbeiten. Sie kennen das doch selbst.

Wenn sie sich gegenseitig mögen und kennen, dann eskalieren Sie deutlich weniger, als wenn Sie einfach nur wissen, ja, da ist irgendein Lieferant und da ist irgendwas nicht geliefert worden. Sie brauchen soziale Aktivitäten bei einem Kick off. Je größer das Projekt, daher auch, je größer das Projekt, desto größer auch die sozialen Aktivitäten drum rum. Der Inhalt alleine wird es nicht bringen. Ich geborene Ihnen mal 'n Beispiel, wenn eventuell Dinge vorher nicht so gut liefen bei einer Abteilung, dann haben Sie eventuell noch 'n Führungskräftewechsel und dann kommt das nächste Projekt, was recht herausfordernd ist, dann machen Sie da eine soziale Aktivität. Schönes Beispiel aus Norddeutschland bei einem meiner Kunden, da ist es halt so gemacht worden, Führungskräftewechsel, Stimmung war jetzt doch eher gemischt. Es standen große herausfordernde Projekte an und das Erste, was gemacht wurde bei 'nem Kick off, ist man zusammen Kartfahren und essen gegangen.

Das kostet nicht die Welt, aber es sorgt dafür, dass besser zusammengearbeitet wird. Grüße gehen raus hier nach Norddeutschland. Ich weiß nämlich, dass die Person diesen Podcast hier regelmäßig hört. Und deswegen sorgen Sie dafür, dass Sie soziale Aktivitäten haben. Wenn Sie jetzt sagen, das geht bei uns nicht, da kommen wir noch zu, wenn dieser Ersatz kommt. Wenn Sie's dann durchführen, das Kick off findet jetzt statt, die Vorbereitung haben Sie, es findet statt. Erstens, Sie brauchen exzellente Präsentationen.

Sie brauchen wirklich Menschen, die in der Lage sind, vorne zu überzeugen. Die typische Präsentation, wo gesagt wird, ja präsentieren liegt mir nicht so und die nächste Folie ist bestimmt schwer lesbar. Also hier hab ich mal eine Excel Tabelle raufkopiert, ich les das kurz vor. Sowas geht nicht. Sowas demotiviert Leute massiv. Online übrigens noch viel mehr. Sie können online Kick offs machen natürlich oder auch hybride Kick offs, die müssen sie aber so machen, dass immer noch Menschen dort vorne steht, die begeistern.

Ebenso gehört dazu, dass sie Management Commitment Level klar kommuniziert, dass zum Beispiel auch mal von Führungskräften jemanden teilnimmt. Also entweder online oder eben in Person. Nicht bei jedem Projekt, denn nicht jedes Projekt braucht Management Commitment. Aber viele Projekte brauchen es eben doch. Und dann muss auch mal gezeigt werden, Mensch, Führungskräfte legen hier das Urmel auf die Schiene und sind auch selbst mit dabei. Dann logischerweise wird bekannt gegeben die Tätigkeiten, wer macht was, die Timeline, wann soll was gemacht werden, welche Rollen und Verantwortlichkeiten dazu. Sorgen Sie bitte immer dafür, dass Ihre Projekte eine Sache verwenden, das nennt sich WBS, Work Breakdown.

Im Deutschen sagt man PSP, Projektstrukturplan. Alle Arbeitspakete werden durchnummeriert und zwar in immer ganzen Zahlen und die Unterpunkte werden dann immer entsprechend durchnummeriert. Ich gebe Ihnen 'n Beispiel, Sie haben Arbeitspaket drei, da haben Sie drei Punkt eins, drei Punkt zwei, drei Punkt drei und so weiter. Sie können auch noch eine Ebene runtergehen, so drei Punkt drei Punkt eins, aber nicht weiter als die dritte Ebene bitte. Sie können eine, wenn Sie irgendwann Paket vier fünf sieben haben, wenn Sie irgendwann hat das das Paket haben sieben Punkt zwei Punkt eins, dem kann man grad noch folgen, aber wenn jemand dann sagt, ja, wir haben Paket sieben Punkt zwei Punkt eins Punkt vier Punkt neun. Da weiß keiner mehr, wovon Sie reden, da haben Sie 'n Strukturproblem. Also von daher der Projektstrukturplan nummeriert das, sorgt dafür auch für Ordnung und vor allen Dingen, wenn Sie Meetings haben, können Sie alle sagen, hey, geht bitte alle mal 'n Arbeitspaket vierzehn, Schritt vier unter Punkt eins.

Dann wissen alle vierzehn vier eins und wir reden alle über das Gleiche. Sorgen Sie bitte auch dafür bei den Meetings, dass CPM verwendet wird, die kritische Pfad Methode. Einige werden hier wissen, die Tätigkeiten, die wenn sie verzögert werden, sofort das Projektentwicklung verschieben sind im kritischen Pfad. Menschen müssen vor dem Projektwissen, bevor es richtig losgeht, spätestens beim Kick off müssen die wissen, welche meiner Tätigkeiten sind im kritischen Pfad, damit der Fokus entsprechend gesetzt werden kann. Eine Sache, die immer wieder fehlt bei Kick offs, die ich sehe, weil das, weil's auch 'n relativ neuer Ansatz ist gar nicht so neu, aber zumindest neu ja, ist der Communication Plan, der Kommunikationsplan. Wer kommuniziert wann, an wen welchen Inhalt über welche Kommunikationsmittel in welcher Frequenz? Also wer, meinetwegen geht's Trabant, wann jeden Montag, an wen, Frau Doktor Schubert aus der Führungsebene welchen Inhalt, den aktuellen Projekt dann, über welches Kommunikationsmittel, E-Mail oder SharePoint zum Beispiel, in welcher Frequenz wöchentlich oder monatlich.

Was also wichtig ist, diese Kommunikationspläne müssen entsprechend beigefügt werden. Wir haben ansonsten zu viel Kommunikationspläne und vor allen Dingen haben wir ständig wieder persönliche Präferenzen. Dann sagt eine Person, och, ich find den Teams Chat ja super. Und jemand anderes sagt, och nee, ich bin mehr so Typ E-Mail. Und jemand anderes sagt, 1 Note ist auch schön, aber SharePoint ist super. Was ist eigentlich mit Whatsapp? Und schon haben Sie heilloses Chaos.

Kommunikation muss vorher festgelegt werden und dafür brauchen Sie einen Kommunikationsplan. Logischerweise müssen Sie auch über Risiken dann sprechen. Es gehört auch immer ein Q und A Frage und Antworten mit dazu, dass also offen und ehrlich Leute sich einbringen können, was passiert wann und wie gehen wir damit Sie brauchen als Ziel und das ist bei der Durchführung das Ziel, Commitment, dass Leute sich voll und ganz darauf einlassen, was hier zu tun ist. Und wenn dann bei der Implementierung, jetzt kommen wir zu der Implementierung das Ganze. Wie setzen Sie das Ganze Wenn Sie dann sagen, dafür haben wir kein Budget. Ein Klassiker, den ich immer wieder höre, ja Herr Trabant, die sozialen Aktivitäten, das ist bei uns 'n anderes Budget, wir haben da kein Geld für. Hochinteressant. Sie haben also kein Geld dafür.

Haben Sie eigentlich Geld für zu späte Projekte, verspätete Projekte? Haben Sie Geld dafür, das Ziel nicht erreicht werden? Haben Sie Geld dafür, dass Werte nicht erzeugt werden wie erwartet oder wie zugesagt? Dafür ist dann Geld da oder wie? Also dieses wir haben kein Geld ist die absolut und ultimative Beamtenmentalität, die derzeit leider in manchen Bereichen schwer sich greift. Und natürlich hilft es auch nicht zu sagen, hey, Geld her. Das hilft genauso wenig.

Bitte sprechen Sie mit der Compliance. Bitte sprechen Sie mit der Finanzabteilung. Bitte sprechen Sie mit Führungskräften und Executives, also hochrangigen Führungskräften. Wie bekommt man hier ein Budget? Denn natürlich muss auch dieses Budget klar abgesteckt werden. Es kann jetzt nicht sein, dass Sie sagen, Mensch, wir haben hier mit Kunden ein Riesensaufgelage veranstaltet und die Compliance Abteilung sagt, ja, das gilt eigentlich in dieser Branche als Bestechung. Schade, dann haben Sie nämlich 'n Problem.

Also sprechen Sie mit der Compliance, sprechen Sie mit der Finanzabteilung, sprechen Sie mit Führungskräften und Executives, dass Sie dieses Budget hier entsprechend bekommen. Es ist Geld da, wenn Sie diese Projekte machen. Und selbst wenn es nicht grade super läuft grade, ein bisschen was für soziale Aktivitäten gibt es immer. Schauen Sie dann, dass Sie innerhalb der Regulatorik liegen, da hilft Ihnen die Compliance. Grenzen Sie das Ganze klar ein, dann freut sich auf die Finanzabteilung und dann wichtig aber auch, setzen Sie die klaren Zeichen für Wiederholbarkeit. Sagen Sie auch ganz klar, das ist jetzt keine einmalige Sache. Wenn wir 'n anderes Projekt haben nächstes Jahr oder in zwei Jahren, werden wir auch wieder dafür sorgen, dass wir soziale Aktivitäten haben.

Dann müssen sich Leute auch mal damit beschäftigen bei der nächsten Anfrage, wie kriegen wir das Ganze schneller entschieden als dieses Mal? Denn Grundsatz ist, je größer das Projekt, desto größer muss auch der Kick off werden. Wenn Sie das zusammenziehen, dann haben Sie echte Best Practices, also was wirklich für Sie funktioniert. Und die updaten Sie bitte regelmäßig, die aktualisieren Sie regelmäßig, denn dann bekommen Sie auch die besten Ergebnisse. Fazit, exzellente Kick offs sorgen für exzellente Projektstarts und exzellente Projektstart sorgen halt sehr sorgen sehr häufig dafür, dass auch die Projekte dann exzellent laufen. Und dabei wünsch ich Ihnen viel Erfolg. Und wenn Sie jetzt sagen, oha, da hab ich jetzt doch noch mal 'n paar Punkte, die ich gerne besprechen würde. Sehr gerne.

Wenn Sie mich kontaktieren möchten, kontaktieren Sie mich jederzeit gerne. Wenn Sie jetzt sagen, Mensch, ich brauch was sehr spezifisch ist, 'n Seminar oder 'n Coaching oder 'n Vortrag dazu, auch das gerne. Wir können aber auch einfach nur Ihre entsprechenden Punkte besprechen, kostet keinen Cent. Schreiben Sie mir gerne eine E-Mail n b at n b minus networks Punkt com. Die E-Mail-Adresse finden Sie unten auch noch in den Shownotes. Da werde ich auch noch mal meinen Link hinterlegen, da können wir uns gerne vernetzen. Sie können auch gerne auf meine Webseite gehen, n b minus networks Punkt BIZ.

Da finden Sie neben alle anderen Dingen und den Podcast genauso wie Artikeln das Transkript zu diesem Podcast. Dann können Sie also auch noch mal alles nachlesen. Alles dort entsprechend verfügbar. Das Zweite, was ich immer empfehle ist, gehen Sie zum Leadership Blätter, denn wir haben Livesessions, wo Sie jederzeit mit dazukommen können. Die Livesession vor zwei Wochen war die Bestbesuche, seitdem wir das Ganze anbieten. Expert Punkt n b minus Punkt com. Wenn Sie da hingehen und Ihre E-Mail-Adresse eintragen, bekommen Sie nur eine einzige E-Mail, hundert Prozent Inhalt, garantiert werbefrei und diese eine einzige E-Mail, die bekommen Sie Mittwochmorgen, da finden Sie alles drin.

Da da haben Sie alles drin, da sind die Artikel drin, ohne dass Sie eine Paywall haben. Sie müssen nichts bezahlen, da sind die Podcast drin, sind die Transkripte, das volle Programm im Zugriff, das Ganze auch noch auf Deutsch und auf Englisch. Falls Sie international arbeiten, haben Sie das Ganze dort auch noch bilingual. Und von daher sehen Sie genau an der Stelle dann auch, wann ist die nächste Livesession und wie kommen Sie da rein, dass es dort entsprechend hinterlegt. Und das geben wir auch nur über diesen Kanal entsprechend bekannt. Freu mich, wenn wir da auch in entsprechend Erscheinung und in in entsprechend Kontakt treten und uns hier entsprechend austauschen. Der dritte Faktor aber ist der wichtigste, anwenden, anwenden, anwenden, was Sie gehört haben.

Denn nur wenn Sie anwenden, was Sie gehört haben, werden Sie die positiven Aspekte sehen, die Sie offensichtlich in Ihrer Organisation sehen möchten. Dabei wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Wenn Sie Hilfe brauchen, kontaktieren Sie mich jederzeit gern. Ich bin rund die Uhr für Sie erreichbar und zum Schluss des Podcasts bleibt mir nur eins zu sagen, nämlich vielen Dank für Ihre Zeit.